Weiterhin zählen zur Stiftung eine Reihe von Arbeitsgruppen, wie beispielsweise eine Arbeitsgruppe für die mittelalterliche Kleidung, die von Koordinatoren geleitet wird. Manche dieser Arbeitsgruppen sind das ganze Jahr hindurch aktiv, andere hingegen fast ausschließlich während des Events und jeweils über einen kurzen Zeitraum davor und danach. Während des Festes sind etwa 150 Ehrenamtliche am Mittelalterfest Ter Apel beteiligt. Ohne diese Ehrenamtlichen würde man dieses einzigartige Erlebnis niemals zustande bringen!